1. Crear tu cuenta

Si tu empresa todavía no tiene cuenta, entra en Crea tu empresa gratis desde la pantalla de acceso. Primero eliges qué quieres usar: DeCA, Carta de Portes y Albarán de Entrega, Fichaje (registro de jornada) o los dos. Con el fichaje tienes una prueba gratis de 7 días con 2 trabajadores, sin tarjeta; si eliges solo el fichaje, al entrar te llevamos a dar de alta a tus trabajadores. Después solo necesitas tu nombre, el nombre de tu empresa, un email, tu móvil y una contraseña de al menos 8 caracteres. Te enviaremos un código por WhatsApp para verificar el móvil: escríbelo y ya estás dentro (si te equivocaste de número, puedes corregirlo en esa misma pantalla). A partir de entonces, para entrar desde un dispositivo nuevo te llegará un código por WhatsApp o por email, sin instalar ninguna app. Al terminar, entras automáticamente y te llevamos a completar los datos de tu empresa.

Crear la cuenta es gratis. Para emitir DeCA necesitas un plan de suscripción o un pack de viajes activo: lo contratas en Suscripciones. Mientras no lo tengas, el menú solo muestra Inicio, Grafo, Transportista, Configuración, Suscripciones y este manual; en cuanto te suscribas aparece todo lo demás.

Si tu empresa ya tiene cuenta y solo necesitas un usuario nuevo, pídeselo a un administrador: se añade desde Usuarios, no hace falta volver a registrar la empresa.

Tu foto de perfil. Abajo a la izquierda, pulsa tu nombre y luego «Mi foto de perfil». Elige una imagen, muévela y acércala con el zoom hasta que tu cara quede dentro del círculo, y pulsa Guardar. Es opcional, solo la ve tu empresa y puedes quitarla cuando quieras desde la misma ventana. Cada usuario pone la suya. Sin foto, salen tus iniciales.

2. Iniciar sesión y verificación en dos pasos (2FA)

Además de tu contraseña, DeCA-AB pide un segundo paso para confirmar que eres tú. La primera vez que entras eliges cómo:

• Un código por email o WhatsApp (lo más fácil): te llega un código de 6 cifras a tu correo y, si tienes el móvil verificado, también puedes pedirlo por WhatsApp. Lo escribes en la pantalla y listo; no hay que instalar nada.
• Google Authenticator (u otra app de autenticación): una app de tu móvil te da el código, también sin cobertura. Se configura una vez:

1. Instala la app de autenticación en tu móvil si no la tienes.
2. La primera vez que inicies sesión, verás un código QR. Escanéalo con la app (o introduce la clave manual que aparece debajo si no puedes escanear).
3. Introduce el código de 6 dígitos que te muestra la app para confirmar.
4. Verás 8 códigos de respaldo: guárdalos en un lugar seguro (cópialos o descárgalos). Cada uno sirve para entrar una sola vez si alguna vez pierdes el móvil, y no se vuelven a mostrar.

En tus siguientes inicios de sesión escribe el código que te ha llegado por correo (o pulsa «Enviármelo por WhatsApp»). Si usas la app, también vale el código que te muestra en ese momento (cambia cada 30 segundos) o, si no tienes el móvil a mano, uno de tus códigos de respaldo.

Tu móvil. Para recibir el código por WhatsApp, un administrador añade tu móvil en Usuarios y lo verifica: te llega un código por WhatsApp y se lo dices.

O apruébalo desde tu correo. En esa misma pantalla verás un número (por ejemplo, 47) y te enviaremos un correo «¿Estás intentando entrar?». Pulsa «Sí, he sido yo», elige ese mismo número y la pantalla de acceso entrará sola, aunque hayas abierto el correo en el móvil. Si no estabas entrando tú, pulsa «No he sido yo»: bloqueamos ese intento y conviene que cambies la contraseña. El enlace caduca a los 10 minutos, solo sirve para ese intento y deja de valer si entras con el código.

Solo se pide una vez al día por dispositivo: si cierras sesión y vuelves a entrar el mismo día desde el mismo ordenador o móvil, no te lo volverá a pedir. Pasadas 24 horas, o desde un dispositivo distinto, sí.

Recordar mis credenciales. Si marcas "Recordar mis credenciales durante 30 días" al entrar, ese navegador mantendrá tu sesión abierta durante 30 días. No lo marques en un ordenador compartido.

¿Olvidaste tu contraseña? Pulsa ese enlace en la pantalla de acceso, escribe tu email y te enviaremos un enlace para crear una nueva. El enlace caduca a los 15 minutos y solo sirve una vez. Si no te llega, revisa la carpeta de spam.

Un administrador de tu empresa puede forzarte a reconfigurar el 2FA desde cero (por ejemplo, si cambiaste de móvil) o desactivártelo temporalmente. Si te lo restablece, repite estos pasos en tu próximo inicio de sesión.

3. Datos de tu empresa

En Transportista rellenas los datos legales que aparecerán como transportista efectivo en cada DeCA que emitas: tipo de entidad, nombre o razón social, NIF, dirección y datos de contacto. También puedes subir el logo de tu empresa, que aparecerá en tus albaranes.

• Email: además de identificarte, recibe una copia de cada DeCA que emitas, los avisos de documentación de vehículos que caduca y las respuestas de tus clientes a los albaranes.
• Zona horaria (solo administradores): península o Canarias. Fija la hora que se registra en cada DeCA que emitas; no cambia los ya emitidos.

Si DeCA-AB te pide revisarlos. Puede que te llegue un email o un WhatsApp de DeCA-AB con un enlace para revisar los datos fiscales de tu empresa. Al abrirlo ves estos mismos datos (tipo de entidad, nombre o razón social, NIF, dirección, teléfono y email), los corriges o completas si hace falta y pulsas Guardar, sin tener que entrar en tu cuenta. El enlace es personal, solo se puede usar una vez y caduca a los 7 días; si caduca, pide otro o cámbialos aquí. Los DeCA que emitas a partir de entonces ya llevan los datos nuevos.

Estos datos son obligatorios: no podrás emitir ningún DeCA hasta que el nombre y el NIF estén rellenos.

4. Flota y conductores

• Flota de vehículos, en su opción Flota del menú principal: añade las matrículas que usas habitualmente, para elegirlas en un clic al emitir un DeCA en vez de escribirlas cada vez, y lleva la documentación de cada vehículo. Escríbelas como quieras (con o sin espacios o guiones, en mayúsculas o minúsculas): se guardan siempre igual, en mayúsculas y con un espacio entre letras y números, por ejemplo 1234 ABC, GC 1234 AB o R 6088 BDN.
• Conductores, en su propia opción del menú principal: nombre, teléfono, email y DNI. Con el lápiz editas sus datos. El DNI se copia al DeCA al elegir el conductor (al emitirlo o al cambiarlo en «Modificar DeCA») y sale en la carta de porte. Si se escribe, se comprueba la letra del DNI y del NIE (también se admite otro documento, como el pasaporte). Solo lo pone la oficina: la app del conductor no lo pide (desde la versión 1.0.3) ni puede cambiarlo, así que tenlo completo aquí. No es obligatorio para guardar la ficha ni impide nada: los conductores que aún no lo tienen llevan la etiqueta «Falta el DNI» en la lista y, al generar su carta de porte, saldrá como dato pendiente.
• Foto del conductor: el conductor se la pone él mismo desde la app, una por empresa (a partir de la próxima versión de la app). Si no usa la app, pónsela tú: en su ficha (lápiz de Conductores), pulsa el círculo de la foto. Sale junto a su nombre en Conductores y en Documentos DeCA.

Verificar el email y el teléfono. Para enviarle el DeCA por email o por WhatsApp, el conductor debe tener verificado ese dato. Pulsa el botón de verificar de su fila, envíale un código y escribe el que él te diga. Cuando está todo verificado, el botón se queda en verde.

Acceso a la app y permisos. En la fila de cada conductor tienes tres casillas:

• Acceso app: el conductor puede entrar en la app DeCA- conductores y ver sus documentos, con su email (le llega un código) o con su móvil (le llega el código por WhatsApp; el móvil tiene que estar verificado). Si no tiene email, entra solo con el móvil.
• Crear DeCA (primer icono): puede emitir DeCA desde la app.
• Actualizar catálogos (segundo icono): puede añadir clientes, receptores, mercancías, orígenes, destinos y obras nuevos desde la app y, en la sección Catálogo de la app, corregir sus datos; nunca borrar. No hace falta que pueda crear DeCA. Todo lo que añade o corrige te sale en el Catálogo con el distintivo «Desde la app · revisar».

Actividad en la app. Junto al nombre de los conductores con acceso a la app verás un punto: verde si la está usando ahora, ámbar si la usó en la última hora, gris si hace más (pasa el ratón por encima para ver cuándo) y hueco si aún no ha entrado nunca. Con el icono de actividad de su fila ves su última conexión, cuántas veces ha entrado, desde qué móviles tiene la sesión abierta y sus últimas entradas.

App desactualizada. En la columna App (versión) verás con qué entra cada conductor (app de iPhone, de Android o la web) y su versión. Si hay una más nueva en su tienda, sale la etiqueta «App desactualizada»: pídele que la actualice. Desde la versión 1.0.6 de la app, la propia app se lo recuerda una vez al día, con lo nuevo y un botón para actualizarla; nunca le impide trabajar.

Si pierde el móvil o te lo pide, pulsa Cerrar sesión en ese móvil: tendrá que volver a entrar con su email o su móvil. Solo se cierra para tu empresa; si también trabaja para otra, allí sigue igual. «En línea» significa que tiene la app abierta en pantalla: con el móvil bloqueado o la app en segundo plano aparece como «hace X minutos». Los puntos y la ventana de actividad se actualizan solos cada pocos segundos, sin recargar la página.

5. Catálogo

En Catálogo das de alta una vez los datos que usas a menudo, para elegirlos después de una lista al emitir un DeCA:

¿Qué es cada cosa? En cada pantalla del Catálogo (Clientes, Receptores, Mercancías, Orígenes, Destinos y Obras), el botón «?» junto a su título abre una explicación de lo que es según la normativa, con un ejemplo y los enlaces al BOE.

• Clientes: quién te contrata directamente el transporte (nombre, NIF, dirección y tipo de cliente). En el DeCA figura como cargador contractual. Papel de cada cliente: en su ficha marcas si es contractual (te contrata el transporte), cargador-expedidor (te pone la mercancía: es el sitio donde cargas, el «cargador» del DeCA) o las dos cosas; se le piden los mismos datos en los dos casos. En el listado, cada cliente lleva su etiqueta («Contractual», «Expedidor») y arriba puedes filtrar por papel. Sirve para que, al emitir, cada paso te enseñe solo a los que tocan: en «Cliente contractual», los contractuales; en «Cargador», primero «El mismo cliente contractual», luego los cargadores-expedidores y al final «Ver todos los clientes», por si a alguno no le marcaste el papel. Los clientes que ya tenías son contractuales (y expedidores, si ya los habías usado como cargador). El cliente que das de alta con el «+» de un paso nace con el papel de ese paso. El panel del cliente, «Facturar a», los criterios de albarán y los vales de maquinaria son solo para contractuales (un documento antiguo sigue enseñando el cliente que tenía). Su email es opcional, pero recomendado: con él le llega el aviso de cada DeCA emitido a su nombre, sus albaranes y la confirmación de sus datos. Si no lo conoces, puedes darlo de alta sin email (también desde el alta rápida de Nuevo DeCA) y añadírselo más tarde en su ficha; mientras tanto lleva la etiqueta «Falta el email» y sirve igual para emitir. Con el icono del panel del cliente de su fila (o «Invitar a su panel» en su ficha) le das acceso a su panel de DeCA (aplicativo.deca-ab.es/cliente): entra con su email o su móvil verificado y un código, y ve, imprime y descarga solo los DeCA que le has hecho en el último año (si también es cliente de otras empresas de DeCA-AB, con su mismo CIF, ve además los DeCA que le han hecho ellas, juntos y separados por empresa: basta con que una le invite). El panel se abre en un ordenador o una tablet: en el móvil le pedimos, con cortesía, que lo abra desde el ordenador (le damos la dirección para copiarla). Una semana antes de que dejen de verse le avisamos por email (o por WhatsApp, si solo tiene el móvil verificado); en tu aplicación se siguen conservando. El icono es gris si aún no le has invitado, azul si está invitado y verde cuando ya ha entrado; en su ficha puedes reenviarle el enlace o quitarle el acceso. Para invitar a varios a la vez, márcalos con la casilla de la izquierda (la de arriba marca todos los que se ven con la búsqueda) y pulsa «Invitar a ver sus DeCA» en la barra que aparece: antes de enviar nada te dice a cuántos les llega el email, cuántos solo tienen móvil (se les da acceso sin aviso) y cuántos ya estaban invitados (se omiten, salvo que marques «Reenviar también»). Como mucho 100 de una vez; los que no tienen email ni móvil verificado no se pueden marcar. Con el escudo de su fila (o «Pedir confirmación de datos» en su ficha) le envías un enlace personal de DeCA-AB para que revise sus datos, los corrija o complete y los ratifique con su firma; el color del escudo te dice cómo va, y se actualiza solo sin recargar la página: azul mientras espera al cliente, verde cuando ha confirmado y firmado, ámbar si después cambias algún dato en su ficha (vuelve a pedírsela) y gris si no se ha pedido o caducó. Al pasar el ratón ves quién firmó y cuándo; en su ficha, además, la firma y lo que cambió. El enlace vale 30 días y un solo uso. Con el botón «Cómo funciona», junto al título, te enseñamos la pantalla zona por zona: se oscurece todo y se va iluminando cada parte con su explicación (la primera vez que entras te lo ofrecemos). Con «Copiar clientes a Receptores», arriba del listado, tus clientes pasan también a Receptores con su nombre, NIF y dirección: solo se añaden los que faltan (los que ya están como receptor, con el mismo NIF o el mismo nombre, se omiten; tampoco se vuelven a crear los receptores que eliminaste), y los receptores que ya tienes no se modifican ni se borran. Con ese email podrás también enviarle sus albaranes. En Más datos del cliente puedes guardar, si quieres, su código en tu programa, nombre comercial, código postal, población, provincia, teléfonos, otros emails, desde cuándo es cliente y observaciones: no salen en el DeCA. El NIF/CIF se guarda sin guiones ni espacios. Si una ficha lleva la etiqueta «Revisar datos», le falta algo (por ejemplo, el domicilio): complétala y desmarca «Pendiente de revisar» al guardar. Eliminar un cliente no lo borra de verdad: deja de salir al emitir DeCA (y de poder entrar a su panel), pero sus documentos conservan sus datos. Arriba del listado, «Activos / Borrados» te enseña los eliminados, con cuándo y quién lo hizo, y con «Recuperar» vuelve a estar activo (no se puede si ya tienes otro cliente activo con el mismo nombre y C.I.F.).
• Receptores: quién recibe la mercancía (nombre, NIF y dirección). Solo se usan si trabajas con la Carta de Portes. Eliminar no lo borra de verdad: arriba del listado, «Activos / Borrados» te enseña los eliminados, con cuándo y quién lo hizo, y con «Recuperar» vuelve a salir al emitir DeCA (no si ya tienes otro activo con el mismo nombre y C.I.F.).
• Mercancías: lo que transportas. Al emitir un DeCA, añadir un viaje o modificarlo, la mercancía se elige de esta lista; si no está, pulsa «+» junto al campo y la añades sin salir del formulario. Si le pones una unidad de peso habitual (kg o t), se marca sola al elegirla. Si es un residuo (tierras, escombros, lodos…), márcalo y pon su código LER; si es mercancía peligrosa, marca ADR y pon su clase ADR y su nº ONU. Los códigos son opcionales en la ficha, pero si la mercancía está clasificada, la carta de porte no se genera sin ellos y te dice cuál falta: basta con completarlos aquí y volver a generarla. Los DeCA ya emitidos conservan el nombre y los códigos con los que se emitieron. Los conductores con el permiso «Actualizar catálogos» también pueden añadir mercancías desde la app. Eliminar una no la borra de verdad: arriba del listado, «Activas / Borradas» te enseña las eliminadas, con cuándo y quién lo hizo, y con «Recuperar» vuelve a salir al emitir DeCA (no si ya tienes otra activa con el mismo nombre).
• Orígenes y Destinos: los sitios desde donde sales y a los que llegas habitualmente. Cada uno puede llevar un código opcional (por ejemplo, «02»): hasta 10 letras, cifras o guiones, sin repetir. Sale en su propia columna, el buscador lo encuentra y al emitir un DeCA puedes escribir el código para elegirlo. Si tus orígenes también son destinos (por ejemplo, cargas y descargas en los mismos sitios), en Orígenes pulsa «Copiar a Destinos»: los añade como destinos con su nombre y dirección, sin modificar ni borrar los destinos que ya tienes, y omite los que ya existan con el mismo nombre. El botón indica cuántos se copiarían. Tampoco se vuelven a crear los destinos que eliminaste. Eliminar no lo borra de verdad: arriba del listado, «Activos / Borrados» te enseña los eliminados, con cuándo y quién lo hizo, y con «Recuperar» vuelve a salir al emitir DeCA (no si ya tienes otro activo con el mismo nombre y dirección).
• Obras: las obras a las que puede asociarse un transporte, con su dirección si quieres (opcional, hasta 250 caracteres) y un código numérico opcional (solo cifras, sin repetir; sale en los albaranes y la carta de porte y sirve para buscarla). Con el lápiz de cada obra cambias su nombre o su dirección. Con «Copiar obras a…» eliges en una ventana si copiarlas a Orígenes, a Destinos o a los dos: se añaden las obras activas con su nombre y dirección, se omiten las que ya existen con el mismo nombre (también si las eliminaste) y no se modifica ni se borra nada. Las obras sin dirección también se copian, sin ella: la ventana te avisa, salen marcadas «Sin dirección» en Orígenes y Destinos, y el DeCA saldrá sin la dirección del origen o destino hasta que la completes con el lápiz. La dirección de la obra sale en la carta de porte del DeCA (no en el DeCA, donde la obra no es obligatoria). Puedes desactivar las que ya terminaron para que no salgan en la lista. Encima de la lista, «Activas / Inactivas / Todas» elige cuáles ver (al entrar, las activas), con el número de cada una; se combina con el buscador y recuerda tu última elección en ese navegador.

Cada sección del catálogo tiene dos pestañas:

• Listado: con un buscador que no distingue mayúsculas ni acentos. Busca por nombre, C.I.F., código, nombre comercial o población en clientes, por nombre o C.I.F. en receptores, por nombre o dirección en orígenes y destinos, y por nombre en obras.
• Añadir: con el formulario de alta.

En cada fila, el lápiz sirve para editar y la papelera para eliminar. Las obras no se eliminan: se activan o desactivan con el interruptor.

«Desde la app · revisar». Los conductores con el permiso «Actualizar catálogos» pueden añadir y corregir (nunca borrar) clientes, receptores, mercancías, orígenes, destinos y obras desde la app. Lo que añaden o corrigen sale en su lista con el distintivo morado «Desde la app · revisar» y, debajo, quién y cuándo («Añadido por Ana el 26/10/2026 09:15» o «Corregido por…»). Revisa los datos (con el lápiz si hay que cambiar algo) y pulsa «Revisado» para quitar la marca; guardar la ficha desde la oficina también la quita. Si hay alguno pendiente, encima de la lista aparece el botón «Pendientes de revisar desde la app (N)», que deja a la vista solo esos (otro toque, y se ven todos). Es distinto de «Revisar datos» de Clientes, que avisa de que a la ficha le falta algo. Si el conductor vuelve a corregir algo ya revisado, vuelve a salir la marca.

Eliminar no borra los datos. El elemento deja de aparecer en el catálogo y al emitir DeCA nuevos, pero los DeCA, albaranes y cartas de porte ya emitidos con él conservan sus datos tal cual.

Antes de emitir tu primer DeCA necesitas al menos un cargador, un origen y un destino. Si al rellenar un DeCA te falta alguno, pulsa el botón + junto al campo y lo añades sin salir del formulario.

6. Emitir un DeCA

Pulsa + Nuevo DeCA. Se abre un asistente por pasos, como el de la app: arriba ves los pasos (Cliente, Ruta, Vehículo, Carta —si tienes activada la Carta de Portes—, Conductor y Revisar) y cada pantalla te hace una pregunta. Pulsa Siguiente (o Intro) para avanzar y Atrás para volver; si falta un dato obligatorio, no te deja seguir y te dice cuál. Puedes volver a cualquier paso tocándolo arriba. En Revisar tienes el resumen: toca cualquier dato para cambiarlo y pulsa Generar DeCA. Si prefieres verlo todo de una vez, pulsa «Ver todo en una página» (el navegador lo recuerda; «Usar el asistente por pasos» lo vuelve a poner). Lo que se rellena:

Buscador. El cliente, el origen, el destino, la mercancía, la obra, el receptor y «Facturar a» se eligen tocando su campo: se abre una ventana con tu catálogo por orden alfabético y un buscador (por nombre, NIF o dirección, sin importar los acentos ni el orden de las palabras; con las flechas e Intro también se elige). Si no está, pulsa + o «Añadir «…»» y se abre el alta rápida con lo que habías escrito.

Origen y destino distintos. El origen y el destino no pueden ser el mismo lugar: si eliges como destino el mismo sitio que el origen (mismo nombre y dirección, aunque esté en los dos catálogos), te lo avisamos y no se emite. Pasa igual al añadir un viaje, al modificar el DeCA, en la app del conductor y por WhatsApp. El mismo nombre con otra dirección sí vale (por ejemplo, «Almacén» en dos ciudades).

1. Elige el cliente contractual: el cliente que te contrata este transporte (en el DeCA figura como «cargador contractual»). Aquí solo salen los clientes marcados como contractuales en Catálogo → Clientes. Si quieres, elige también el Cargador (opcional): quien te pone la mercancía directamente. Por defecto es «El mismo cliente contractual»; debajo salen tus cargadores-expedidores y, al final, «Ver todos los clientes» para elegir cualquier otro. Con el «+» de cada paso das de alta uno nuevo, que ya queda como contractual o como cargador-expedidor según el paso. El cargador no sale en el DeCA, pero hará falta en albaranes y cartas de porte. Tus datos como transportista efectivo ya vienen rellenos.
2. Elige origen y destino.
3. Describe la mercancía e indica su peso: escribe el número y toca su unidad, kg o t. Viene marcada la última que usaste y, si escribes «6T», se separa sola. Si no se puede saber el peso, toca Otra medida e indica bultos, palets, m³…
4. Con la Carta de Portes activada, debajo puedes poner los bultos de esa mercancía y, si el viaje lleva más de una (por ejemplo, cemento delante y arena detrás, en el remolque), pulsar «+ Añadir otra mercancía a este viaje»: cada una con su peso y sus bultos. En el documento unificado sale una línea por mercancía, y el total de bultos y de peso es su suma. Al añadir un viaje, igual.
5. En la app del conductor, al elegir la mercancía salen debajo «Bultos (opcional)» y «Observación (opcional)», una nota de esa mercancía (por ejemplo, el número de contenedor). Salen siempre, tengas o no la Carta de Portes activada, y en cada mercancía que se añada al viaje. Si se dejan en blanco, no pasa nada; si se rellenan, salen en el DeCA (en su ficha y en el PDF) junto a la mercancía.
6. Elige la matrícula o matrículas del vehículo (con "+ Añadir" pones más de una, por ejemplo tractora y remolque).
7. Revisa la fecha de transporte: viene puesta la de hoy, cámbiala si hace falta. Puede ser de hasta 7 días antes o después de hoy. La hora la registra la aplicación sola, en tu zona horaria.
8. Si quieres, elige la obra.
9. Si tienes activada la Carta de Portes (ver Configuración), puedes añadir el receptor, las horas, el precio (según cómo se cobra a ese cliente: el del DeCA, el del primer viaje o ninguno), Facturar a (solo si paga alguien distinto del cliente contractual, por ejemplo en portes debidos) y unas observaciones. Todo ello saldrá en su carta de porte.
10. Elige el conductor (es obligatorio; si solo tienes uno, ya viene marcado; si no tienes ninguno, da de alta uno en Conductores) y marca si se lo enviamos por email (el PDF) y por WhatsApp (el código QR). Solo se envía a los datos que estén verificados.
11. Pulsa Generar DeCA.

El formulario va por pasos. Junto al título de cada paso hay un botón ?: explica en pocas palabras qué hay que poner, con un ejemplo, y al final en qué norma se basa, con su enlace oficial al BOE. Es especialmente útil en Cliente contractual. La misma ayuda está al modificar un DeCA y en la app de conductores.

Al momento se genera el PDF con el código QR, se envía al conductor si lo elegiste, y te llega una copia al email de tu empresa. Si algún envío no se pudo hacer, te lo decimos al terminar.

6 bis. DecIA, la asistente

DecIA (la «D» violeta con la chispa amarilla) lee el documento que te da el cargador —el albarán, la carta de porte o el pedido, en foto, escaneado o PDF— y te rellena el DeCA con tu catálogo: cliente, cargador, origen, destino, receptor, obra, mercancías con sus bultos y su peso, matrículas, fecha y referencias. Siempre lo revisas y lo confirmas tú: DecIA no emite nada por su cuenta. Se activa por empresa (si no la tienes, en Configuración → DecIA te decimos cómo pedirla) y allí ves tu plan y las lecturas que llevas este mes.

1. En la oficina: en Nuevo DeCA, pulsa «Con DecIA» (arriba del formulario); para otro viaje, en la ventana «Añadir viaje» de la ficha. Sube o arrastra hasta 3 fotos (las páginas del mismo albarán) o un PDF, y pulsa «Leer con DecIA». Tarda unos 15–30 segundos.
2. Revisa las tarjetas. Cada dato lleva su color: verde, ya está en tu catálogo; ámbar, es nuevo y se añadirá; rojo, revísalo o no viene en el documento. Debajo sale lo que leyó tal cual («visto: …»). Cambia cualquier dato con su desplegable (tu catálogo) o corrige los datos de lo nuevo. En las mercancías ves cómo sale el peso de cada línea, por ejemplo «150 bultos × 5 kg = 750 kg»; si va en litros, te pide el peso. Lo que falta, como el peso, se pregunta en la propia tarjeta, y los avisos (fecha distinta, posible ADR…) salen abajo.
3. Si el papel lleva un QR con el documento original (por ejemplo, la carta de porte), DecIA lo descarga y lo lee junto con la foto, sin repetir mercancías: así coge datos que la foto no tiene, como el peso real de una cuba. Si el enlace no se puede abrir, te avisa y sigue con la foto.
4. «Antes de seguir»: te dice qué va a añadir a tu catálogo. Con «Sí, añadir y seguir» da de alta solo lo que faltaba y te deja el formulario de siempre ya relleno (con el aviso «Relleno por DecIA»), en el resumen del asistente. Revísalo y pulsa Generar DeCA (o Añadir viaje). Si no te convence, «Descartar».

En la app de los conductores es lo mismo, con la cámara: el conductor fotografía el albarán, revisa las tarjetas y genera el DeCA o el viaje.

En el catálogo, lo que añade DecIA sale marcado «Desde DecIA · revisar», como lo que añaden los conductores desde la app: repásalo y pulsa «Revisado». En la ficha del DeCA, el apartado «Albarán leído por DecIA» guarda la foto o el PDF que leyó (también los de los viajes añadidos); púlsalo para verlo en grande, por ejemplo si te lo piden en un control.

Una lectura es un documento (hasta 3 páginas). Las que fallan y las repetidas en menos de 10 minutos no cuentan.

Contratarla: en Suscripciones → DecIA (solo el administrador). Puedes probarla gratis una vez (5 lecturas en 30 días, sin tarjeta) y contratar con tarjeta un plan: Inicio (9,90 €/mes, 80 lecturas), Profesional (24,90 €/mes, 220) o Flota (59,90 €/mes, 550). Se paga aparte del plan de DeCA y se renueva sola cada mes. Si te pasas del cupo no se corta: las lecturas de más se cobran en la renovación (de 0,10 € a 0,15 € según el plan). También puedes comprar un pack de 100 lecturas por 15,99 €, que se gasta cuando se acaba el cupo y no caduca. Desde ahí mismo cambias de plan (subir se cobra ya, solo la diferencia; bajar, desde la renovación), cambias la tarjeta o la cancelas al final del mes pagado.

7. Consultar, modificar y firmar un DeCA

Desde la ficha de cada documento puedes descargar el PDF y ver la URL pública que lleva el código QR: es la que escanea un agente en un control de carretera, y se abre directamente sin pedir usuario ni contraseña. Si el envío por email al conductor falló o quieres volver a mandarlo, usa el botón Reenviar.

Aviso al cliente. Al emitir un DeCA, tu cliente (el cliente contractual) recibe un email de DeCA-AB con los datos del transporte y el enlace para verlo y descargarlo, con la recomendación de guardarlo un año. Además, se le avisa cada vez que el DeCA cambia: con cada viaje que se añada (desde el panel, la app del conductor o el asistente de WhatsApp), con los datos de ese viaje, y al guardar Modificar DeCA, con la lista de lo que ha cambiado (sin el motivo, que es interno). El enlace es siempre el mismo. La ficha del DeCA indica si se le avisó y te deja avisarle o reenviárselo. Si el cliente no tiene email, no se envía y se indica. Se puede desactivar en Configuración.

Modificar. Si te equivocaste, pulsa Modificar documento, corrige los datos y explica el motivo del cambio (es obligatorio). El enlace y el código QR no cambian: el PDF se actualiza y guarda un histórico con los datos anteriores marcados como no válidos, como exige la normativa.

Corregir un documento ya firmado. Aunque el conductor, el receptor o el expedidor ya hayan firmado, puedes corregir el documento con Modificar documento: el cliente, la ruta, la mercancía, el peso, las matrículas, la fecha o la hora. Explica el motivo (por ejemplo, «El ticket de báscula dice 18 t»). Las firmas se conservan y el PDF corregido dice, junto a cada una, «Corregido después de esta firma: ver histórico». Antes de corregirlo se guarda una copia del PDF tal como se firmó, que puedes descargar en la ficha («Versión firmada»). El QR enseña siempre la versión corregida. Si ya le habías enviado el documento a tu cliente, se le avisa de la corrección por email. En el documento unificado, las mercancías de un viaje firmado también se corrigen en la ficha, indicando el motivo. Un documento firmado por el conductor sigue sin admitir más viajes.

Corregir una casilla en la ficha. Mientras el DeCA esté abierto, varias casillas de su ficha llevan un lápiz: el cliente contractual, el receptor (si aún no ha firmado la recepción), el cargador, el conductor y su DNI, la obra y el precio (el total o el de cada viaje, según cómo se cobra a ese cliente; no sale si el precio se cierra en el albarán). Pulsa el lápiz, elige o escribe el dato y pulsa Guardar. Es lo mismo que «Modificar documento», casilla a casilla: el PDF se rehace con el mismo enlace y QR, el cambio queda en el histórico como «Corregido en la ficha del DeCA» y se avisa a tu cliente si lo tienes activado. Al cambiar de conductor se toma el DNI de su ficha y no se le envía nada: lo verá en su app. Con el DeCA cerrado (firmado por el conductor, en un albarán o con su carta de porte) los lápices no salen.

Con la Carta de Portes activada, la ficha muestra además:

• Añadir viaje (botón verde de arriba, junto a «Descargar PDF», que indica cuántos viajes lleva): abre una ventana para otro viaje del mismo cargador y transportista en el mismo documento. Se puede en un DeCA de hoy o de un día próximo (por ejemplo, el que emitiste ayer para mañana), no en uno de un día que ya pasó. Cada viaje tiene que empezar después del anterior: su hora prevista, posterior a la del viaje de antes (la ventana ya propone una válida). La ventana viene rellena con el viaje anterior (origen, destino, receptor, mercancía, matrículas y precio), menos el peso, que pones tú; cambia lo que sea distinto. Si cambia el cargador o el transportista, emite un DeCA nuevo. El botón «?» a su derecha explica las reglas (en la app, el conductor la ve manteniendo pulsado el botón de añadir viaje y tocando «Más ayuda») y en qué apartado oficial se basan (Apartado Sexto de la Resolución de 5 de junio de 2026).
• Conductor: si tu empresa tiene un solo conductor, sale ya elegido al hacer un DeCA nuevo. Con la Carta de Portes activada, si lo dejas en «Ninguno» se te pregunta antes de emitirlo, porque el DeCA y la carta saldrían sin su nombre. Si un DeCA se quedó sin conductor, puedes elegirlo después en Completar Carta de Portes o, con la carta ya emitida, desde la propia carta (botón «+» junto a «Conductor»). Se le asigna sin enviarle nada y le aparece en su app para firmar.
• DNI del conductor: si al DeCA le falta, se toma solo de la ficha del conductor al cerrarlo (firma del conductor) y al generar su carta de porte. Si tampoco está en la ficha, el DeCA se cierra igual y la carta se genera igual, con «DNI del conductor» entre sus datos pendientes: complétalo en Conductores, en Completar Carta de Portes o desde la propia carta. La ficha del DeCA avisa con «Falta el DNI del conductor».
• Firmas: el conductor firma desde su app con «Finalizar DeCA», en la ficha del documento (no al emitirlo), y pulsa «Aceptar firma»; un trazo sin aceptar no cuenta. Para que firme el receptor, compártele el enlace de firma que aparece en la ficha; lo abre en su móvil, sin cuenta, y firma con el dedo.
• El receptor firma cada viaje: si el DeCA tiene varios viajes, cada uno tiene su receptor y su propia firma de recepción, porque cada viaje puede ir a un destino y a una persona distintos. En la ficha verás el estado de cada viaje con su enlace de firma. Si la misma persona recibe varios viajes, puede firmarlos todos de una vez: en la página de firma marca los suyos y firma una sola vez. Al añadir un viaje puedes elegir su receptor; si no eliges ninguno, es el mismo que el del primer viaje. La carta de porte y los albaranes exigen que estén firmados todos los viajes, y el aviso te dice cuáles faltan. Los DeCA emitidos antes de este cambio conservan una sola firma de receptor para todo el DeCA.
• Firma del expedidor (cargador): si el criterio de albaranes del cliente la usa (Configuración → Albaranes), la ficha del DeCA muestra también una casilla «Expedidor (cargador)» por viaje, y la lista un icono más. Para recogerla: «Completar firmas in situ», con su nombre ya escrito, o «Pedir firma al expedidor», que le envía el enlace por email (al de su ficha de Clientes) o te deja copiarlo para mandárselo tú. Por WhatsApp todavía no se puede. Con varios viajes, firma los suyos de una vez. La firma sale en el PDF del DeCA y en la carta de porte. No cierra el DeCA: lo sigue cerrando la firma del conductor.
• Aviso de firma: con la ficha de un DeCA abierta, si el conductor, el receptor o el expedidor firman (o se eliminan las firmas), aparece un aviso azul arriba a la derecha y la sección de firmas se actualiza sola, sin recargar la página.
• Eliminar firmas realizadas: junto a «Firmas», en la ficha del DeCA. Borra la firma del conductor, la del receptor y, si la hay, la del expedidor, y deja el DeCA abierto otra vez, para modificarlo, añadir viajes o volver a firmarlo. El PDF se actualiza (mismo enlace y QR) y queda anotado en el histórico. No se puede si el DeCA ya está en un albarán o tiene su carta de porte. Si el conductor tiene la app abierta, le llega un aviso y su ficha del DeCA se actualiza sola.

Completar Carta de Portes. En la ficha de cada DeCA con la Carta de Portes activada, este botón te deja rellenar o corregir el receptor, el conductor (solo si el DeCA no tiene; para cambiarlo, «Modificar DeCA»), el DNI del conductor, las horas, el precio (uno para el DeCA o uno por viaje, según cómo se cobra a ese cliente), los bultos, «Facturar a» y las observaciones, aunque el conductor ya haya firmado. Se puede hasta que el DeCA entra en un albarán emitido o se genera su carta de porte. Si está en un albarán en borrador, sus totales se recalculan al guardar. El QR no cambia y el cambio queda en el histórico.

Cuando el conductor firma, el DeCA queda cerrado: ya no admite más viajes, aunque se puede corregir (ver «Corregir un documento ya firmado»). Cuando entra en un albarán o se genera su carta de porte, ya no se puede modificar: el botón "Modificar documento" aparece desactivado y te indica el motivo.

8. Panel de documentos

Documentos DeCA es tu pantalla de inicio. Con el botón «Cómo funciona», junto al título, te la enseñamos zona por zona: se oscurece todo y se va iluminando cada parte (las cifras, el filtro, las firmas, la carta de porte, los viajes…) con su explicación; la primera vez que entras te lo ofrecemos. Arriba verás cuántos DeCA has emitido en total, cuántos este mes, cuántos caducan en 3 días o menos y cuántos no se han enviado todavía al conductor. Debajo tienes el listado completo, con el estado del envío y acceso directo a cada documento. Los que ya están en un albarán llevan la etiqueta "En albarán".

Imprimir o descargar varios a la vez. Marca la casilla de los DeCA que quieras (la de la cabecera marca todos los de la lista). Aparece una barra con «Imprimir», que abre un solo PDF con todos para imprimirlos de golpe, y «Descargar (ZIP)», que baja un archivo con el PDF de cada DeCA (con su número, fecha y cliente en el nombre). Con «Seleccionar los N DeCA…» eliges todos los del filtro que tengas puesto (el día, el mes o el intervalo, activos o anulados), aunque no se hayan cargado todavía en la lista. Los anulados salen con «ANULADO» encima. Como mucho 300 de una vez.

La primera columna, Fecha del DeCA, es la fecha del transporte: la que vale ante una inspección. Lleva una etiqueta si es Hoy, Mañana, En N días (emitido por adelantado) o Ayer. Debajo, en gris, cuándo se emitió («Emitido a las 23:14»); si se emitió otro día, lo indica en naranja («Emitido el 03/10 a las 21:22»).

La tabla ocupa el alto de la ventana y se desplaza por dentro, con los títulos de las columnas siempre a la vista. Al llegar al final se cargan solos los DeCA anteriores, hasta el primero. El recorrido se lee de un vistazo: el punto verde es donde se carga y el marcador azul, donde se descarga; si el DeCA tiene más viajes, lo indica con «+N viajes». Las matrículas salen como en Flota: placa europea para los vehículos y placa roja para los remolques.

La columna Carta de porte te dice, con un icono, cómo está la carta de cada DeCA:

• Verde, con un visto: ya tiene su carta de porte. Púlsalo para verla.
• Azul, con un «+»: se puede generar. Púlsalo y confirma. Lleva el mismo número que el DeCA y, a partir de ahí, el DeCA ya no se puede modificar.
• Gris: todavía no se puede, porque le falta una firma que tu Configuración exige. Pasa el ratón por encima para ver cuál.
• «—»: el DeCA se emitió sin la fusión de Carta de Portes y no lleva carta.

Cada DeCA tiene una sola carta de porte. Solo si se anula se puede generar otra, con el mismo número, y la anulada se conserva.

Anular un DeCA (solo administradores). La papelera de cada fila anula el DeCA. Se abre una ventana que explica qué supone y te pide el motivo (obligatorio; queda en su histórico). Al anularlo: su carta de porte se anula también; su QR deja de valer (quien lo escanee en un control verá «DeCA anulado»); el conductor deja de verlo en la app; no cuenta en las cifras ni entra en albaranes; y sus viajes se devuelven a tu plan (si son del ciclo en curso) o a tu bono. No se borra: su número queda ocupado, así que en la numeración se nota el salto. No se puede anular un DeCA que ya está en un albarán (la papelera sale apagada).

Ver los anulados y reactivarlos. En Estado, arriba de la lista, elige Anulados: salen tachados, con su motivo. La flecha circular de su fila (o «Reactivar» en su ficha) lo vuelve a activar: antes comprueba que tengas viajes suficientes (con un plan siempre; con bonos, que quede saldo para todos sus viajes) y los vuelve a cobrar. Su QR vuelve a funcionar; su carta de porte sigue anulada y, si la necesitas, la generas de nuevo.

Viajes de cada DeCA. Debajo de cada DeCA, VIAJES despliega sus viajes; el + añade otro. Cada viaje tiene a su izquierda un − para quitarlo: te pide confirmación, el PDF se actualiza (el enlace y el QR no cambian) y queda anotado en el histórico del DeCA. Si quitas el viaje 1, el siguiente pasa a ser el primero. No se puede quitar el único viaje de un DeCA, un viaje cuyo receptor ya firmó, ni ninguno si el DeCA está firmado por el conductor, en un albarán o con su carta de porte (el − sale apagado y, al pasar el ratón, te dice por qué). El viaje se devuelve a tu plan (si es del ciclo en curso) o a tu bono.

9. App DeCA- conductores

Entrar: el conductor escribe su email y le llega un código de 6 cifras. Si tiene el móvil verificado (botón de verificar de su fila en Conductores), el mismo código le llega también por WhatsApp, con un botón para copiarlo. También puede entrar sin escribirlo: en el correo pulsa «Sí, soy yo: entrar», elige el número que le muestra la app y la app entra sola. Si no ha pedido el código, «No he sido yo» lo anula.

Tus conductores tienen su propia app en aplicativo.deca-ab.es/conductores. Para que un conductor entre, actívale Acceso app en Conductores (menú principal).

Instalarla como una app. Además de las apps de Google Play y del App Store, la versión web se instala desde el navegador y queda con su icono, se abre a pantalla completa y enseña el QR aunque no haya cobertura (los DeCA ya consultados). En Android y en el ordenador (Chrome o Edge) la propia app ofrece «Instalar»; en iPhone y iPad, desde Safari: Compartir → Añadir a pantalla de inicio. Instrucciones paso a paso en deca-ab.es/app-conductores.html. Cuando hay una versión nueva, la app avisa con «Hay una versión nueva · Actualizar». En Conductores, la columna App te dice cómo entra cada conductor (app web instalada, portal web o app del móvil) y qué versión usa; si es una versión anterior de la web, lo marca.

• Entra con su email y un código de un solo uso que le enviamos (caduca a los 15 minutos). También puede escribir su móvil en el mismo campo (el prefijo +34 sale solo): el código le llega entonces por WhatsApp, siempre que hayas verificado ese móvil en su ficha y tenga email. Si el móvil no está verificado o no es el de ningún conductor, la app se lo dice y le pide que consulte con la oficina. La sesión se mantiene abierta en su móvil hasta que cierre sesión.
• Si trabaja para varias empresas, elige con cuál entra.
• En el menú, Configuración muestra su email, la versión de la app y los enlaces a la política de privacidad y a los términos de uso. Desde ahí puede eliminar su cuenta de conductor, tras una advertencia y escribiendo ELIMINAR. Eso solo le quita el «Acceso app» en todas sus empresas y cierra sus sesiones: su ficha y sus DeCA siguen en tu empresa. En Conductores verás «Eliminó su cuenta de la app el…» junto a su nombre; si vuelves a marcar «Acceso app», podrá entrar otra vez.
• Ve los DeCA que le has asignado, con su PDF y su código QR, y recibe un aviso cuando le asignas uno nuevo.
• Con el permiso Crear DeCA, puede emitirlos él mismo; con Actualizar catálogos, puede añadir clientes, receptores, mercancías, orígenes, destinos y obras nuevos, completar la dirección de los que no la tienen y, en la sección Catálogo de la app, ver, buscar y corregir los seis catálogos (nunca borrar). Lo que añade o corrige queda marcado «Desde la app · revisar» en tu Catálogo hasta que lo revises.
• En la app, el DeCA se rellena con un asistente por pasos, cada uno en una pantalla con su color, su pregunta en grande («¿Para quién trabajas?», «¿Con qué camión?»…) y un indicador de pasos arriba. No deja avanzar si falta un dato obligatorio y dice cuál falta. La primera vez, el conductor elige cómo prefiere rellenarlo: «Paso a paso» (pocas pantallas con varios datos) o «Una pregunta cada vez» (una sola pregunta por pantalla, que avanza sola al elegir). Puede cambiarlo cuando quiera en Configuración de la app o con el botón de ajustes del asistente. Si ya hizo algún DeCA, la app le ofrece «¿Igual que el último?»: con un toque rellena cliente, ruta, mercancía, camión y obra, y solo queda poner el peso. Al final, un resumen para revisar (cada dato se toca para cambiarlo) y «Generar DeCA». «Añadir viaje» funciona igual.
• El cliente, el origen, el destino, la mercancía, la obra y el receptor se eligen en una lista a pantalla completa, en orden alfabético y con un buscador por nombre, NIF o dirección. El «+» para añadir uno nuevo está en esa misma lista.
• La ficha de cada DeCA está pensada para no tener que desplazarse: arriba, el día y la hora, el trayecto (origen → destino) y las matrículas; debajo, el QR en grande, listo para enseñarlo en un control.
• Justo debajo del QR, las acciones como botones redondos, sin texto: PDF oficial, Finalizar DeCA, pasar el móvil al receptor para que firme, añadir otro viaje y añadir otro viaje copiando el último. Solo salen las que tocan (con el DeCA cerrado queda el PDF). Un toque hace la acción; si el conductor mantiene pulsado un botón un segundo y medio, aparece un mensaje con lo que hace, sin hacerlo.
• Más abajo, el resto de datos va agrupado por áreas: Firmas, Viajes (o Trayecto), Carga, Vehículos, Personas y Fechas. Al tocar una se ve entera, de una en una. Firmas sale abierta y lleva un punto naranja si falta alguna firma.
• Con la Carta de Portes activada, puede añadir viajes a su DeCA del día y firmarlo. Con el botón de añadir otro viaje copiando el último el formulario sale relleno con el último viaje (origen, destino, mercancía, peso, matrículas y receptor): solo tiene que revisarlo, cambiar lo que haga falta y añadirlo. Antes de firmar, la app le avisa de que ya no podrá añadir más viajes, salvo que marque «No volver a mostrar».
• En el área Firmas ve si el receptor ya ha firmado cada viaje, con su botón «Que firme», que abre dentro de la propia app una pantalla de firma de ese viaje (como la del conductor, sin pasar por el navegador) para pasarle el móvil al receptor: escribe su nombre si quiere, firma con el dedo, pulsa «Aceptar firma» y «Firmar recepción». El botón redondo del móvil hace lo mismo y, si el receptor tiene varios viajes pendientes (lleva el número encima), los marca todos para firmarlos de una vez (puede desmarcar los que no reciba). Al firmar vuelve a la ficha, ya actualizada.
• Puede consultar el expediente técnico de los vehículos que lleva en cada DeCA: con un doble toque en cualquier matrícula (en la ficha o en la lista de documentos) o desde el área Vehículos, ve la ITV, el seguro, los extintores y el resto de la documentación que tienes en Flota, con su estado y vencimiento. En el móvil se abre a pantalla completa y en la tableta en media pantalla. Puede abrir y descargar los archivos, pero no cambiar nada: eso sigue siendo cosa tuya desde el panel.

10. Configuración (solo administradores)

En Configuración activas las funciones opcionales de tu empresa:

• Fusionar DeCA, Carta de Portes y Albarán de Entrega (en «DeCA, Carta de Portes y Albarán de Entrega»): cada DeCA es también su carta de porte y su albarán de entrega, en un único documento con número propio (el documento unificado, el que abre el QR), con el receptor, el precio, las mercancías de cada viaje con sus bultos y las firmas. El menú «Documentos DeCA» pasa a llamarse Documento unificado. Desactivada, el DeCA se emite como siempre.
• Número inicial de los documentos (en «DeCA, Carta de Portes y Albarán de Entrega»): tus DeCA y tus documentos unificados comparten una sola numeración, también los que emiten tus conductores desde la app. Si vienes de otro programa o de un talonario de papel, escribe el número por el que vas y el siguiente documento saldrá con ese número; después, uno detrás de otro. Te dice cuál fue el último y cuál será el siguiente. Solo puede ir hacia delante: no admite un número ya usado.
• Esconder datos de Carta de Portes en la app del conductor (activada por defecto): el conductor no ve en la app el receptor, su DNI ni el precio, para no complicarle el trabajo (los bultos y la observación de cada mercancía sí, junto a la mercancía). Los completas tú con Completar Carta de Portes en la ficha de cada DeCA. Las horas y la firma del conductor siguen en la app.
• Aviso al cliente contractual (activada por defecto): tu cliente recibe un email de cada DeCA emitido a su nombre, con el enlace para verlo y descargarlo, y otro cada vez que se añade un viaje o se modifica el DeCA. Desactivada, no se le avisa de nada de esto.
• Ocultar los precios al conductor: el conductor no ve en la app ningún precio, ni del DeCA ni de sus viajes, y tampoco puede indicarlo (la opción de abajo queda desactivada). La oficina los sigue viendo y poniendo.
• El conductor puede indicar el precio: en la app, al crear el DeCA y al añadir cada viaje, según cómo se cobra a cada cliente. Si no la tocas, sigue como hasta ahora: el conductor ve el precio solo si no escondes los datos de Carta de Portes. La oficina siempre puede ponerlo o corregirlo.
• Obras, orígenes y destinos sin dirección (activada por defecto): cuando el conductor elige en la app una obra, un origen o un destino sin dirección, le sale un aviso de que el DeCA saldrá sin ella. Si tiene el permiso «Actualizar catálogos» puede completarla allí mismo (solo rellenar una dirección vacía, nunca cambiar una que ya exista); si no, se le pide que avise a la oficina. Siempre puede seguir sin completarla.
• Añadir viaje a un DeCA asignado: permite que el conductor añada viajes también a un DeCA que le asignaste desde el panel, no solo a los que emitió él.
• Botón «¡Recomiéndame!» en la app (activado por defecto): un corazón abajo a la izquierda del inicio de la app para que tus conductores recomienden DeCA a quien quieran, enseñando su QR o mandando su enlace por WhatsApp. Quien lo abre solo ve el nombre de pila del conductor y el de tu empresa; no se guarda nada de a quién se lo mandan. Si no lo quieres, apágalo. En esta web de oficina tienes el mismo botón, abajo a la izquierda, con tu propio enlace; si no lo quieres ver, en su ventana pulsa «Ocultar 30 días».
• Albaranes: actívalos y define el criterio general (diario o mensual, cómo agruparlos, cómo se cobra y qué firmas son obligatorias) y, si hace falta, un criterio propio para algunos clientes. Ver Albaranes.
• Avisos de documentación de vehículos: ver Avisos de documentación que caduca.
• Integraciones: claves para que tu programa de facturación recoja tus albaranes emitidos. Ver Integraciones.
• DecIA, la asistente: si la tienes activa, tu plan y las lecturas usadas este mes; si no, cómo pedirla. Ver DecIA.

Zona de peligro: borrar datos. Al final de Configuración puedes borrar todos los DeCA, cartas de porte y albaranes de tu empresa, con sus PDF. La numeración vuelve a empezar desde 1. El catálogo, la flota, los conductores, los usuarios y la facturación se mantienen, y lo ya consumido de tu plan o de tus bonos no se devuelve.

• No se puede deshacer. Los enlaces y QR de esos DeCA dejan de funcionar para conductores, cargadores e Inspección, y los números se repetirán con los que ya entregaste.
• La ley obliga a conservarlos. El DeCA, al menos un año (Orden FOM/2861/2012, art. 9); no hacerlo es una infracción grave de 401 a 600 € (LOTT, arts. 141.17 y 143.1.d). Las cartas de porte y los albaranes, seis años (Código de Comercio, art. 30). La pantalla te lo explica con enlaces al BOE y te dice cuántos documentos están dentro de esos plazos.
• Descarga antes la copia: un ZIP con el PDF de todos los documentos. Guardarlo sirve para cumplir la obligación de conservar, que admite cualquier soporte.
• Para confirmar hay que marcar tres casillas, escribir (no pegar) una palabra de seguridad que cambia en cada visita y poner tu contraseña. Todos los administradores reciben un email con lo que se ha borrado, y queda constancia de quién lo hizo y cuándo.

11. Expediente de tus vehículos (Flota)

En Flota tienes todas las matrículas de tu flota. Para añadir una, pulsa «Añadir matrícula», escríbela y elige qué es: vehículo, bañera, plancha, cisterna, contenedor u otro. Si es un vehículo, se abre directamente su expediente. Para quitar una, usa «Dar de baja» en su fila (o al final de su expediente): deja de salir al emitir un DeCA, y si más adelante la vuelves a añadir, recupera su tipo y su expediente. Si escribiste mal una matrícula, usa «Corregir matrícula» (en el expediente del vehículo, o «Corregir» en su fila): conserva su tipo y su expediente, y los DeCA ya emitidos no cambian, siguen con la matrícula con la que salieron. No se puede añadir ni corregir a una matrícula que ya está en tu flota, la escribas como la escribas; si estuvo de baja, vuelve a añadirla y recupera lo suyo. Las matrículas que ya tenías sin clasificar aparecen en «Pendientes de clasificar»: dile a la aplicación qué es cada una. Los vehículos se muestran con la placa europea, y lo demás con la placa roja de remolque, también en la app de conductores. Los vehículos tienen su propio expediente, donde guardas toda su documentación:

• Ficha: marca, modelo y año. Se edita con "Editar ficha".
• Documentación obligatoria: ITV, seguro, permiso de circulación, ficha técnica, autorización de transporte y tacógrafo. Pulsa Añadir, sube el documento (PDF o una foto hecha con el móvil) e indica su fecha de vencimiento. El permiso de circulación y la ficha técnica no caducan, así que no te pedimos fecha. En el seguro puedes indicar además el número de póliza (opcional): tus conductores lo ven resaltado en la app, arriba del expediente del vehículo, con un botón para copiarlo.
• Extintores: añade cada extintor del vehículo con su certificado, su fecha de vencimiento y, si quieres, dónde está (cabina, caja...).

Cuando un documento cambie (por ejemplo, al pasar la ITV), pulsa Gestionar y sube el nuevo con su nueva fecha. Desde ahí también puedes abrirlo o eliminarlo.

Cada documento muestra su estado con un color: pendiente (todavía sin subir), en vigor, caduca pronto, caducado o permanente (no caduca). Arriba del expediente verás el porcentaje de documentos al día y cuántos días faltan para el próximo vencimiento. Mientras falte algún documento, el expediente aparece como incompleto.

Tus conductores ven este mismo expediente, sin poder modificarlo, desde la app DeCA- conductores, en los DeCA donde figura el vehículo. Así lo tienen a mano si se lo piden en un control.

12. Avisos de documentación que caduca

Para no llevarte sorpresas, puedes pedir que te avisemos por email. En Configuración → Avisos de documentación de vehículos, activa "Avisar vencimiento de documentación de vehículos" y elige con cuántos días de antelación (15 por defecto).

Cada mañana, a partir de las 8:00 (hora de tu empresa, también en Canarias), te enviaremos un email con los documentos y extintores que ya han caducado o caducan en esos días, con un enlace al expediente de cada vehículo. Te lo recordaremos una vez al día hasta que subas el documento renovado.

Los avisos llegan al email que tengas en Transportista. Si no hay ninguno, Configuración te lo indicará. Si no ves el email, revisa la carpeta de spam.

13. Albaranes de facturación: diarios, semanales y mensuales (solo administradores)

Un albarán de facturación junta los DeCA de un cliente para facturarle. No es el albarán de entrega de cada transporte, que va en su documento unificado.

Si trabajas con la fusión de DeCA con Carta de Portes, puedes agrupar los DeCA en albaranes, por ejemplo uno por cliente y día, o uno por obra y mes. Actívalo en Configuración → Albaranes, donde defines el criterio general. Si es la primera vez, pulsa «Cómo funciona» junto al título: un recorrido guiado te explica cada opción con ejemplos (cuántos albaranes salen según elijas diario, semanal o mensual, por cliente o por obra, y cómo se calcula el importe). La primera vez que abres esa pestaña te lo ofrecemos.

• Cada cuánto: diario (un albarán por día), semanal (uno por semana, de lunes a domingo) o mensual (uno por mes, con todos sus DeCA del mes).
• Cómo agrupar: por cliente, por cliente y obra, o uno por DeCA.
• Obra con código y horas del mes: con «Por cliente y obra» y «Mensual» sale un albarán al mes por cada cliente y obra. Si la obra tiene código (Catálogo → Obras), el albarán lo muestra delante del nombre («1024 · Reforma Polígono Sur»). Si los DeCA llevan Horas (Carta de Portes), el albarán enseña las de cada DeCA y su total. Las horas se pueden escribir como «1,5», «2 h», «1:30» o «90 min»; si alguna no se entiende, el total sale «aprox.».
• Horas de espera de cada viaje: al firmar el cierre del DeCA (en la app o por el enlace de WhatsApp), el conductor indica si ha esperado en la carga o la descarga, viaje a viaje. El total del DeCA es la suma y es el que va al albarán (en el PDF, cada una en la línea de su viaje). En el documento las corriges en la cabecera de cada viaje («⏱ Espera»). Si no lo quieres, apágalo en Configuración → App del conductor → «Preguntar las horas de espera al cerrar el DeCA».
• Precio de las esperas: con el lápiz de la espera de cada viaje eliges cómo se cobra: «Por hora» (por ejemplo 2 h × 30 € = 60 €) o «Importe cerrado». Por defecto es 0 € (no se cobra). El importe se suma al precio del documento y al albarán, donde sale como una línea más; en un albarán en borrador también lo puedes completar desde el propio albarán. El conductor no ve estos precios.
• Qué firmas son obligatorias: la del conductor y la del receptor, para que el DeCA entre en un albarán.
• Firma del expedidor (cargador): una firma más, aparte de la del receptor, para los clientes que quieren que quien entrega la carga en origen firme cada viaje. El expedidor es el cargador físico del DeCA o, si no lo lleva, tu cliente. Tiene tres niveles: No se usa (como siempre; no aparece en ningún sitio), Opcional (aparece la casilla en cada viaje y se puede pedir, pero sin ella el DeCA entra igual en el albarán) y Obligatoria (sin la del expedidor de todos sus viajes, el DeCA no entra en un albarán ni tiene carta de porte). Puedes ponerla en el criterio general o solo a algunos clientes. Cómo recogerla: más abajo.

Cómo se cobra. Cada criterio (el general y el de cada cliente) dice cómo se pone el precio:

• Por DeCA (como siempre): un precio para cada DeCA. Su carta de porte lo copia y el albarán suma los de sus DeCA.
• Por viaje: cada viaje lleva su precio y el del DeCA es la suma. En Completar Carta de Portes aparece un precio por viaje; al añadir un viaje (en el panel o en la app) se pone el suyo. La carta de porte y el albarán muestran el precio de cada viaje.
• Cerrado en el albarán: fijas un importe para todo el albarán al revisarlo, en el recuadro «Importe del albarán», y sin él no se puede emitir. Los DeCA no llevan precio y su carta de porte dice «Según albarán». Si un DeCA tenía un precio de antes, no se muestra. El importe se conserva aunque vuelvas a generar los albaranes.

Criterios por cliente. Si algún cliente necesita otro albarán (por ejemplo, uno mensual por obra mientras el resto son diarios), en Configuración → Albaranes → Criterios por cliente pulsa «+ Añadir cliente con criterio propio», elige el cliente (solo salen los contractuales) y su criterio. Ese criterio sustituye al general solo para ese cliente, también en las firmas que exige su carta de porte. También puedes cambiarlo desde la ficha del cliente en Catálogo → Clientes, en el bloque «Albaranes de este cliente». Con «Quitar» vuelve al criterio general.

1. Entra en Albaranes. Si tienes clientes con distinta periodicidad, elige arriba Diarios, Semanales o Mensuales.
2. Elige el día en "Día a generar", cualquier día de la semana en "Semana a generar" o el mes en "Mes a generar". Puede ser cualquiera, no solo el actual.
3. Pulsa Generar albaranes. Solo entran los clientes de ese tipo: los mensuales no salen en un albarán diario ni semanal, y al revés. Si ya los habías generado, se recalculan con los DeCA que haya ahora.

Un albarán semanal o mensual se puede generar durante su semana o su mes las veces que quieras: queda en borrador y se recalcula con los DeCA nuevos. Emítelo cuando acabe el periodo. Su PDF lleva el periodo («semana del 21/09/2026 al 27/09/2026» o «septiembre de 2026») y la fecha de cada DeCA.

La pantalla tiene dos pestañas: Generar (elegir el día y generar) e Histórico, con la lista de albaranes generados. Desde el menú se abre en el Histórico. Al generar, te lleva directamente al histórico de ese día. Con "Ver por" eliges si quieres verlos de un día, de un mes o de un año (al entrar se muestra el mes actual), con su número, fecha, cliente y estado. Tu navegador recuerda la última opción que elegiste para la próxima vez.

DeCA pendientes de albarán. En la pestaña Generar, debajo del botón, un resumen del día elegido, de su mes o de su año: cuántos DeCA siguen sin albarán emitido, cuántos están listos para generar, cuántos esperan en un borrador y cuántos no cumplen las condiciones y por qué (firma del conductor, del receptor o, si es obligatoria, del expedidor; cliente del catálogo; quitados a mano). También muestra el criterio general y, en «+N clientes con criterio propio», el de cada cliente que lo tenga. Si hay DeCA listos de clientes de la otra periodicidad (por ejemplo, mensuales mientras generas los diarios), te lo dice con un enlace para generarlos.

Cada DeCA solo puede estar en un albarán. En cuanto entra en uno, queda marcado ("En albarán") y ya no se puede modificar ni añadirle viajes.

Revisar y emitir. Pulsa el lápiz «Revisar y emitir» de un albarán en borrador (el ojo es para ver uno emitido o anulado) para ver sus DeCA, el precio de cada uno o de cada viaje, las firmas y los totales. Si el cliente tiene el precio cerrado en el albarán, fija antes su importe:

• Si sobra algún DeCA, pulsa Quitar. No volverá a entrar al generar ese día (o ese mes), salvo que en su ficha pulses "Permitir de nuevo en albaranes".
• Puedes ver el borrador en PDF antes de emitirlo.
• Cuando esté bien, firma en el recuadro (con el dedo o el ratón), escribe tu nombre y pulsa Emitir albarán. Recibirá su número de albarán y ya no se podrá modificar. No hay albaranes sin precio: un DeCA sin precio (o con algún viaje sin precio, si se cobra por viaje) no entra al generar; en el resumen de «Generar» sale como «sin precio» para que lo completes en su ficha. Con el precio cerrado en el albarán, fija antes su importe. El importe del borrador se calcula siempre con los precios de ahora, aunque los cambies en el DeCA o en su documento unificado.
• Regenerar: en un albarán en borrador, si has corregido algo en sus DeCA o en sus documentos unificados (precio, bultos, firmas…), pulsa «Regenerar» y se vuelve a generar con los datos de ahora: entran los DeCA que ya cumplen y salen los que no. Se conservan el importe cerrado y las observaciones. Un albarán emitido no se regenera (es definitivo y es lo que se lleva tu programa de facturación): si tiene un error, anúlalo y genera otro.

Descargar y enviar. Un albarán emitido se descarga en PDF, con tu logo, los datos del cliente, cada viaje, los totales y tu firma. Con "Enviar al cliente por email" le llega el PDF al email que tenga en Catálogo → Clientes. Si el cliente no tiene email, añádeselo allí. Si responde al correo, la respuesta te llega al email de tu empresa.

Anular. Si un albarán emitido tiene un error, ábrelo, despliega "Anular este albarán" e indica el motivo. Conserva su número, queda como "Anulado" y sus DeCA quedan libres para incluirlos en otro albarán.

El peso total suma el de cada DeCA en kg (las toneladas se convierten solas) y, a partir de una tonelada, muestra también las t. Solo aparece como «aprox.» si algún DeCA tiene el peso escrito a mano sin unidad elegida (los anteriores a las chips kg | t) o con «Otra medida». Los bultos son orientativos. Si un dato no está en los DeCA, verás «Sin indicar».

Si el criterio de algún cliente no exige las firmas y van a entrar DeCA sin firmar, antes de generar te avisaremos para que lo confirmes. Si no quieres ver más ese aviso, marca "No mostrar más". Puedes volver a activarlo desde Configuración.

Si no sale ningún albarán, el mensaje te dice por qué: por ejemplo, DeCA emitidos antes de activar la fusión, sin cliente del catálogo, o sin las firmas que has pedido como obligatorias.

13 bis. Integraciones: llevar los albaranes a tu programa de facturación (solo administradores)

Si facturas con otro programa (por ejemplo, FastInvoice), puede recoger él solo tus albaranes de facturación emitidos, con su cliente, sus viajes y su importe, para que no tengas que teclearlos. Solo salen los emitidos (firmados y con número): los borradores y los DeCA sueltos, no.

1. En Configuración → Integraciones, pulsa «Crear clave», ponle un nombre (el del programa, por ejemplo) y tu contraseña.
2. Te enseñamos la clave (empieza por dei_) una sola vez: pulsa «Copiar» y pégala en tu programa junto con la dirección de la API que sale en esa misma pantalla. Si la pierdes, revócala y crea otra.
3. Desde ese momento, el programa va recogiendo los albaranes que emitas. Si anulas uno que ya se había llevado, se lo volvemos a mandar como anulado para que lo quite o haga la rectificativa.

• Solo tus albaranes. Cada clave es de tu empresa y solo ve lo tuyo.
• Varias claves. Puedes tener una por programa (hasta 10). Cada una lleva su cuenta de qué albaranes se ha llevado, así que no se los quitan entre sí.
• Revocar. Con «Revocar» (y tu contraseña) la clave deja de funcionar al momento. En la lista ves quién creó cada clave y cuándo se usó por última vez.
• Importe. Va sin impuestos, como en DeCA-AB. El IVA o el IGIC lo pone tu programa de facturación.
• Cuáles se ha llevado. En Albaranes de facturación → Histórico, los que ya recogió tu programa llevan la marca «Exportado» (pasa el ratón por encima para ver cuál y cuándo), y en su ficha lo pone debajo de los botones. Si anulas uno que ya se había llevado, sale «Anulación sin recoger» hasta que tu programa se entere.
• Si quien conecta el programa necesita los detalles técnicos, pídenos la guía para integradores.
• FastInvoice en un clic. Si en tu menú aparece «Facturación», con el logo de FastInvoice y la etiqueta «No incluido» (FastInvoice no va en tu suscripción de DeCA-AB; solo para administradores), al pulsarlo verás primero cómo funciona: tus albaranes pasan solos, tu cuenta y tus clientes se crean solos y sale una factura por cliente. Con «Acceder a FastInvoice» se abre FastInvoice ya con tu empresa: sin escribir email, código ni clave. La primera vez se crea tu cuenta con los datos fiscales de DeCA-AB; las siguientes, entras y tus datos se ponen al día. Tus albaranes quedan conectados solos, con una clave que verás en esta pantalla como «Automática (FastInvoice)». Si la revocas, se creará otra la próxima vez que entres, sin volver a mandar lo ya exportado. Si marcas «No mostrar más» en esa página, «Facturación» abrirá FastInvoice directamente; para volver a verla, en Configuración → Integraciones, «Volver a mostrarla». Si en el menú sale atenuado y con la etiqueta «Próximo», todavía no está disponible.

13 ter. Albaranes de maquinaria

Si trabajas con maquinaria (pala cargadora, retroexcavadora, hormigonera…), en «Albaranes de maquinaria» haces el vale de horas de cada máquina, igual que el talonario de papel: número de vale, matrícula, cliente («Sr. D.»), las horas por tipo de trabajo («Vale por: 9 horas de pala»), concepto, obra y su código, fecha y las firmas.

Gratis por tiempo limitado: está incluido sin coste, también para las empresas sin suscripción.

• Antes de empezar (administrador, en Configuración → Albaranes de maquinaria):
  • Número inicial del talonario: para seguir la numeración de tus vales de papel; solo puede ir hacia delante.
  • Concepto por defecto, por ejemplo «Al servicio de la obra».
  • Tipos de trabajo y su precio: salen de partida Pala, Pico y Hormigonera; puedes añadir los tuyos, cambiar su nombre y su precio, o desactivarlos. En cada uno eliges si el precio es por hora (horas × precio) o por día (cada vale es un día: cuenta el precio del día y no se piden horas; en el vale se marca «1 día»). El precio sirve para facturar al cliente: no sale en el vale ni lo ve el operario.
• Tus operarios: en Conductores, marca «Es operario» en los que manejan máquinas. Solo ellos salen al elegir el operario del vale y solo ellos ven en la app de conductores el botón «Albarán de maquinaria».
• Tus máquinas: en Flota, clasifica cada matrícula con su tipo de maquinaria (pala cargadora, retroexcavadora, minicargadora, hormigonera, martillo o pico, camión grúa). Las matrículas de vehículo especial («E 1234 ABC») valen. Al hacer un vale, las máquinas salen primero.
• Hacer un vale: «+ Nuevo vale», en tres columnas: cliente y obra; máquina y operario; y las horas de cada tipo de trabajo (9, 7,5 o 7:30) o, si va por día, la casilla «1 día», con el concepto. Un vale es de una máquina y un operario, y de un día (como mucho 24 horas en total). Al guardarlo recibe su número.
• La lista, como la de DeCA: arriba las cifras del mes; el filtro por mes, estado (activos, falta firma, anulados) y cliente; y en cada vale, los iconos de las dos firmas (verde, firmada; pulsa una pendiente para firmar), el PDF, ver, modificar y anular.
• La ficha del vale (el ojo de la lista): como la del DeCA, en cuatro apartados (cliente y obra, máquina y operario, vale por y firmas). Cambia cualquier dato con el lápiz de su recuadro, también con el vale ya firmado, y en «Vale por» edita, quita o añade horas de otro trabajo; al editar una línea también puedes cambiar su precio (por hora o por día) solo para ese vale: sale el que tenía la línea y, si cambias de tipo de trabajo, el de ese tipo. La tabla enseña el precio y el importe, que solo ve la oficina; un precio cambiado se marca como «ajustado en este vale».
• Firmar, de tres maneras:
  • «Firmar aquí», con el operario y el encargado delante, con el dedo o el ratón.
  • A distancia: «Enviar enlace al operario» (o «Pedir firma al encargado») envía por email un enlace, o lo copias para mandarlo por WhatsApp. Lo abre en el móvil, ve el vale (sin precios) y firma con el dedo; el encargado escribe además su nombre.
  • En la app de conductores: el operario firma su vale en el móvil y puede recoger allí la del encargado.
  Con la firma del operario el vale queda «Firmado»; la del encargado o cliente es opcional.
• Corregir, levantar firmas y anular: se puede cambiar siempre, también firmado: las firmas se conservan y la ficha avisa de que se modificó después de firmar (quién, cuándo y qué). Si quieres que se vuelva a firmar, un administrador pulsa «Levantar firmas» en la ficha, con un motivo: el vale vuelve a «Falta firma» y se firma otra vez (los enlaces enviados antes dejan de servir, y queda constancia de las firmas quitadas). También puede anularlo con un motivo; su número no se reutiliza.
• PDF: en la ficha, «Ver PDF» o «Descargar».
• Arriba de la lista ves las horas de máquina del mes en los vales firmados.
• En la app de conductores: el operario pulsa «Albarán de maquinaria» (junto a «Nuevo DeCA») y lo hace en cuatro pasos (cliente y obra, máquina, trabajo y revisar); luego lo firma y, si quiere, recoge la firma del encargado. Puede rectificarlo después, aunque ya lo haya firmado: su firma se conserva y en la ficha verás que lo ha cambiado. En «Mis albaranes de maquinaria» ve los suyos. Nunca ve precios.
• Empresas que solo usan maquinaria: en Configuración → App del conductor, apaga «Activar realización DeCA en app» y la app no enseñará nada de DeCA.

Muy pronto: facturar los vales al cliente.

14. Cartas de porte

Desde el 17/10/2026 las cartas de porte ya no se generan aparte: con la fusión activada, el documento unificado de cada DeCA ya es su carta de porte y su albarán de entrega, con el mismo número, y es el que abre el QR. No hay que hacer nada para tenerla.

Las que ya se generaron se conservan, tal como estaban. En la lista de documentos, su fila lleva «Carta nº…» en la columna Documento, y en la ficha del DeCA, «Ver su carta de porte». Desde su ficha se pueden seguir viendo, descargando, enviando al cliente y pidiendo sus firmas. Su DeCA sigue cerrado, como se emitió. Si un administrador anula una de esas cartas por un error, su DeCA queda libre y se corrige en su documento unificado (no se genera otra carta).

Lo que antes se hacía en la carta (completar el destinatario, el precio o el DNI, pedir las firmas, generar el albarán o enviarla al cliente) se hace ahora en la ficha del documento unificado. Si a una mercancía clasificada le faltan sus códigos (LER, o ADR y ONU), la ficha lo avisa, pero no impide nada.

14 bis. Documento unificado (DeCA + carta de porte + albarán de entrega)

Con la fusión de DeCA con Carta de Portes activada, cada DeCA tiene su documento unificado: un solo PDF que es a la vez el DeCA, la carta de porte y el albarán de entrega. Es el que abre el QR y el que se descarga desde cualquier sitio. No hay que generarlo: lo tiene cada DeCA desde que se emite, con su mismo número. Los DeCA emitidos antes de este cambio conservan su PDF hasta que se modifiquen o se firmen. Las cartas de porte ya no se generan aparte; las generadas antes se conservan.

Qué lleva, como los documentos de transporte habituales:

1. Sujetos intervinientes: cargador contractual (tu cliente), transportista efectivo (tú), expedidor (quien carga; si no lo indicas, tu cliente) y destinatario.
2. Operación y vehículo: matrículas de la tractora y del remolque, nacionalidad (España por defecto), fecha y hora de carga, fecha prevista de entrega, nº de envío o pedido del cliente, conductor, obra y horas.
3. Detalle de la mercancía: una línea por cada mercancía del viaje (referencia, descripción, bultos, naturaleza, peso neto y observaciones) y sus totales. Con varios viajes, un bloque por viaje y el total del documento.
4. Condiciones económicas y de la LOTT: el precio (+ IVA, según cómo se cobra a ese cliente), la revisión por el gasóleo (art. 38 de la Ley 15/2009), el límite de responsabilidad (art. 57) y quién carga y descarga (art. 20, o vuestro pacto).
5. Conformidad, recepción y firmas: del expedidor en origen, del conductor y el acuse de recepción del destinatario (con su DNI, si lo escribe), con la huella de cada firma. Si falta una, queda el recuadro para firmar a mano.

El menú «Documento unificado». Con la fusión, el menú «Documentos DeCA» se llama así y abre la misma lista de siempre (filtros, viajes, firmas y acciones). El ojo de cada fila abre su documento unificado, y la columna Documento da su PDF. Desde el documento llegas también a la ficha del DeCA (para modificarlo, añadir viajes, eliminar firmas o anularlo). La ficha del documento está ordenada como el PDF y se completa con el lápiz de cada casilla, como en la carta de porte. Precio: con varios viajes, cada uno tiene su precio en la fila TOTAL de su tabla, con su lápiz; si alguno lo lleva, el total es la suma. También puedes escribir el total con su lápiz: entonces el precio de cada viaje pasa a 0, y si después cambias el de un viaje, el total vuelve a ser la suma. Con un solo viaje, el total es el de ese viaje. Si el cliente se factura con el importe del albarán, el documento no lleva precio («Según albarán»). Todo lo que cambies queda en el histórico del DeCA y el PDF se rehace con el mismo QR. Si el DeCA ya tiene su carta de porte, la carta se actualiza a la vez.

Líneas de mercancía. En la sección 3 de la ficha: «Añadir línea» (del catálogo o escrita a mano), el lápiz para editarla, el icono de copiar para hacer otra igual y la papelera para quitarla (cada viaje lleva al menos una). La mercancía que ya ha firmado su destinatario o su expedidor no se puede cambiar: si hay un error, elimina las firmas desde la ficha del DeCA y vuelve a pedirlas. En un DeCA dentro de un albarán emitido, sus datos ya no se tocan. Los bultos son los de cada línea, y el total es su suma.

Impuesto y carga y descarga. En Configuración → DeCA, Carta de Portes y Albarán de Entrega, en «En el documento unificado»:

• Añadir texto de impuesto en precio: Nada (por defecto), IVA o IGIC. El precio sale como «750,00 € + IVA» o «+ IGIC»; con «Nada», solo el importe.
• Carga y descarga: vuestro pacto general, si no es el de la ley. El de un cliente concreto se escribe en su ficha (Catálogo → Clientes → Más datos del cliente). Cada documento lo lleva, y se puede cambiar en su ficha. Si no hay ninguno, sale el texto de la ley. Recuerda que el conductor de un vehículo de más de 7,5 t no puede cargar ni descargar, salvo excepciones (áridos y volquetes, cisternas, vehículos con grúa, mudanzas…).

Enviar. Con «Enviar al cliente» le llega por email el documento en PDF, como la carta de porte; si responde, te llega a ti. Las firmas se piden desde la ficha, igual que en la carta.

15. Suscripciones (solo administradores)

Cliente Premium: si tu empresa es Cliente Premium de DeCA-AB, lo tienes todo incluido sin pagar nada: DeCA sin límite de viajes ni de usuarios, Fichaje para todos tus trabajadores y DecIA con 550 lecturas al mes (si las agotas, vuelve el mes siguiente). En Suscripciones solo verás lo que tienes incluido; lo de abajo no te afecta.

En Suscripciones ves y contratas tus productos, cada uno en su pestaña, porque se contratan y se pagan por separado: DeCA, Carta de Portes y Albarán de Entrega (planes y packs de viajes), Fichaje (por trabajadores) y Pagos por transferencia (la cuenta, el justificante y el historial de tus transferencias). Para emitir DeCA:

• Planes de suscripción mensuales, con un número de viajes incluidos al mes. Si te pasas del cupo, puedes seguir emitiendo: el excedente (0,59 € por viaje) se cobra aparte al renovar, con su propio albarán. Con tarjeta se cobra solo; si pagas por transferencia, va en la transferencia de la renovación (en «Pagos por transferencia» te sale el total: plan + excedente) y los viajes que hagas después de enviar el justificante cuentan ya para el ciclo nuevo. Si pagas por transferencia y quieres pasar a tarjeta, pulsa «Pasar a pago con tarjeta» en tu plan: lo que ya pagaste se respeta (la tarjeta empieza a cobrar el plan el día que vencía la transferencia) y, si llevas excedente, se cobra ese mismo día en el mismo pago.
• Cambiar de plan (si lo pagas con tarjeta): en cada plan tienes «Subir a este plan» o «Bajar a este plan». Antes de confirmar te enseñamos lo que se cobra. Al subir, solo pagas la diferencia por los días que quedan hasta tu renovación y el plan nuevo se aplica al momento: los viajes que ya llevas se quedan y la fecha de renovación no cambia. Al bajar, no se cobra ni se devuelve nada: sigues con tu plan hasta la renovación y desde ese día pasas al nuevo (puedes anularlo antes con «Anular el cambio»). Si pagas por transferencia, también puedes subir pagando solo la diferencia: «Subir a este plan» te dice cuánto transferir por los días que quedan, subes el justificante y, cuando lo confirmemos, tienes el plan nuevo con los mismos viajes y la misma fecha de renovación. Para bajar, paga el plan nuevo en tu renovación. Si no ves claro de dónde sale lo que pagas al subir, pulsa «¿Qué son las diferencias?» en Suscripciones: te lo explica con tu plan, tus fechas y la cuenta de cada plan.
• Pack sin suscripción: un número de viajes que no caduca y sin permanencia, por si no quieres una cuota mensual.
• Fichaje (registro de jornada): suscripción mensual aparte, por número de trabajadores, en su propio apartado de Suscripciones. Con tarjeta se renueva sola cada mes; para cambiar el número de trabajadores, «Cambiar plazas»: antes de cambiar nada te enseñamos lo que se cobra y lo confirmas. Al ampliar se cobra en ese momento la diferencia por los días que quedan del mes, y desde la renovación el mes entero con las plazas nuevas; si el banco no autoriza el cobro, no cambia nada. Al reducir no se cobra ni se devuelve nada y pagas menos desde la renovación. Por transferencia, cada justificante paga de 1 a 12 meses (los eliges) con los trabajadores que indiques, y empieza cuando acabe el actual. Nunca puedes tener menos plazas que trabajadores activos. Si vence, tienes 7 días de gracia y te avisamos por email al empezar y el día antes de que se bloquee.
• Cancelar una suscripción (el plan o el fichaje, con tarjeta o por transferencia): al final de su pestaña, «Cancelar la suscripción». Te explicamos qué pasa antes de confirmarlo: se cancela al final del periodo que ya has pagado, hasta entonces sigue funcionando y no se te vuelve a cobrar; no se devuelve nada. Con tarjeta, Stripe deja de renovarla; por transferencia, nos avisas de que no la vas a renovar y no te pediremos más pagos. Hasta esa fecha puedes arrepentirte con «Mantener la suscripción».
• Cómo se cuentan los viajes: cada DeCA que emites es un viaje, y cada viaje que le añadas después (con la Carta de Portes, «Añadir viaje») cuenta uno más. Da igual que lo emitas tú o tus conductores desde la app. Modificar un DeCA no cuenta.

Puedes pagar con tarjeta (Stripe) o por transferencia bancaria: haz la transferencia con el nombre de tu empresa como concepto y sube el justificante (PDF, PNG o JPG). Activamos el plan o el pack en cuanto lo confirmemos, normalmente en 1-2 días laborables, y abajo verás el estado de tus solicitudes. En la misma transferencia puedes pagar varios meses del plan (de 1 a 12) o varios packs: elígelo antes de subir el justificante y transfiere el total (el excedente, si lo hay, va una sola vez). Si pagas antes de que venza, los meses nuevos empiezan al acabar el que ya tienes pagado y no pierdes ningún día; mientras, el cupo de viajes crece con los meses pagados (por ejemplo, 2 meses del Básico son 200 viajes). Cuando lo aprobamos te avisamos por correo y se genera su albarán de cobro.

16. Gestión de usuarios (solo administradores)

Si eres administrador, en Usuarios puedes:

• Cambiar el nombre de tu empresa, el que aparece en el menú lateral y en tus documentos.
• Añadir nuevos usuarios a tu empresa, con rol Admin u Operador.
• Editar el nombre, el email, el móvil o el rol de alguien ya existente.
• Verificar su email y su móvil con el botón del escudo de su fila: le llega un código y escribes el que te diga. Con el móvil verificado podrá recibir por WhatsApp el código para entrar.
• Eliminar un usuario.
• Permisos de los operadores (enlace en Usuarios): una tabla con las acciones de cada módulo en filas y tus operadores en columnas, para marcar qué puede hacer cada uno. Por ahora el único módulo con permisos es Fichaje, y sale si lo tienes contratado. Cualquier permiso incluye el de ver. Los administradores lo pueden todo, y los cambios valen desde que guardas.
• Forzar a alguien (o a ti mismo) a reconfigurar su verificación en dos pasos desde cero, por ejemplo si perdió su móvil, o desactivársela temporalmente y reactivarla después.

Un operador puede emitir DeCA, usar el catálogo y llevar la Flota, pero no puede entrar en Usuarios, Configuración, Albaranes ni Suscripciones.

17. Fichaje (registro de jornada)

El Fichaje es un módulo que se contrata aparte, con una suscripción mensual por número de trabajadores. Mientras no lo tengas, el menú no lo muestra. Si la suscripción vence, tienes 7 días de gracia; después ya no se puede dar de alta a nadie ni fichar, pero lo registrado se sigue pudiendo consultar.

• Trabajadores: da de alta a quien ficha, con su nombre, apellidos, DNI o NIE, móvil, email y tipo. Para que fiche un conductor, usa «Añadir un conductor»: sus datos se toman de Conductores y se mantienen al día solos. Cada trabajador activo ocupa una plaza; si las tienes todas ocupadas, amplía la suscripción o da de baja a alguien. Al darlo de baja, la plaza queda libre y sus registros se conservan; lo puedes reactivar cuando quieras.
• Tipos de trabajador: vienen creados «Conductor» y «Personal general». Añade los tuyos (mozo de almacén, administrativo…) con su jornada a la semana y sus días de vacaciones al año. No se borran: se desactivan, y solo si nadie activo lo tiene.
• Hoy: quién está trabajando, en pausa o sin fichar, desde qué hora y cuánto lleva, con lo fichado hoy. Se actualiza sola cada minuto. Si alguien no puede fichar, la oficina puede fichar por él la siguiente marca que le toca; queda como «fichado por la oficina», con tu nombre.
• Registros: las marcas de cada trabajador, día a día, con lo trabajado y las pausas. Una jornada pertenece al día de su entrada, aunque pase de medianoche. Si alguien olvidó la salida, el día sale con «Falta la salida», y al día siguiente puede fichar la entrada igualmente.
• Correcciones: añadir una marca olvidada, cambiar la hora de una o anularla, siempre con un motivo. Nada se borra: la marca anterior queda tachada, con quién la corrigió, cuándo y por qué. Si la corrección dejara la jornada incoherente (por ejemplo, una salida sin entrada), no se guarda y te dice por qué.
• Informes: el registro mensual de jornada en PDF de un trabajador (también con el botón «Informe del mes» de Registros) o de todos a la vez, uno por página, y la exportación CSV del mes para tu gestoría. Lleva cada día con sus marcas (y si llevaban ubicación), lo trabajado, las pausas, las horas teóricas de su tipo y la diferencia, las correcciones de la oficina con su motivo, las jornadas sin cerrar (en ellas solo cuentan las horas hasta su última marca) y si el registro está íntegro. Se puede sacar aunque la suscripción haya vencido: la ley obliga a conservarlo 4 años y a enseñarlo a la Inspección y al trabajador. Por ahora no lleva firmas; se podrá firmar desde la app.
• Si solo usas el fichaje: el menú solo enseña lo tuyo (Inicio, Fichaje, Usuarios, Configuración, Suscripciones y Manual) y el Inicio es el del fichaje: quién trabaja ahora, en pausa o sin fichar, quién se dejó la salida, las plazas y la renovación, al momento. Si un día contratas DeCA, te aparece todo lo demás. Si usas los dos, en el Inicio de DeCA tienes una tarjeta con lo de hoy del fichaje.
• Prueba gratis: si al darte de alta eliges el fichaje, tienes 7 días con 2 trabajadores. Puedes contratarlo cuando quieras en Suscripciones → Fichaje: con tarjeta empieza al momento; por transferencia, al acabar la prueba. Dos días antes de que termine te avisamos por email. Si no lo contratas, tienes 7 días de gracia en los que se sigue fichando, y después solo se puede consultar lo registrado. Con el fichaje puedes añadir usuarios de oficina sin límite, aunque no tengas plan de DeCA.
• Fichar por WhatsApp: cualquier trabajador dado de alta con su móvil puede fichar escribiendo al WhatsApp de DeCA (+34 634 555 774) desde ese móvil.
  • Qué escribe: una palabra, como «entrada», «salida», «comer», «vuelvo», «descanso», «sigo» o «imprevisto». Con «fichar» le salen botones con lo que toca, y con «estado», lo que lleva hoy. Después pulsa «Enviar ubicación» y recibe la confirmación con la hora.
  • La hora es la de cuando llega su ubicación. Si no la comparte en 10 minutos, no se registra. Solo vale la ubicación enviada con el botón «Enviar ubicación», que es la actual del móvil; una enviada desde el clip de WhatsApp, donde se puede elegir otro punto del mapa, no se acepta.
  • La primera vez confirma que es él («¿Eres…?») y acepta el aviso de privacidad de la ubicación. Si trabaja en varias empresas, elige en cuál ficha.
  • Si no puede dar la ubicación: en su ficha (Trabajadores → Editar) eliges si se le deja fichar marcado «sin ubicación» o no. Ahí ves también su estado de WhatsApp.
  • Cómo empieza: en su ficha tienes el QR y el botón «Invitar por WhatsApp», que le manda un mensaje con el botón «Fichar ahora». También hay un cartel para imprimir (botón «Cartel QR para imprimir», arriba a la derecha en todas las pantallas de Fichaje) con el QR y lo que hay que escribir. Solo hace falta una vez: después escribe en el mismo chat.
  • Aviso de salida: si alguien sigue sin fichar la salida una hora después de su jornada teórica, le llega un WhatsApp con «Fichar salida» y «Sigo trabajando», una vez por jornada. Se activa o se quita en Fichaje → Configuración, donde también eliges el horario de silencio: entre esas horas no se envía ningún aviso.
  • En Registros, el canal sale como WhatsApp, con su ubicación en el mapa. Si compartió un lugar del mapa en vez de su ubicación actual, sale como «lugar elegido».
  • Foto de cada trabajador: en su ficha (Trabajadores → lápiz), pulsa el círculo y ponle una foto, para reconocerle de un vistazo en «Hoy». Si es conductor y ya tiene foto de conductor, se ve esa mientras no le pongas otra. Infórmale antes de ponérsela.
• La hora que vale es siempre la del servidor, en la zona horaria de tu empresa (Configuración), nunca la del móvil. Las marcas van encadenadas: cada pantalla de Registros comprueba que ninguna se ha alterado.
• Quién lo gestiona: los administradores, todo. A cada operador le das lo que necesite en Usuarios → Permisos de los operadores.

Próximamente: fichar desde la app, y las vacaciones y ausencias.

18. Pedir ayuda (soporte en vivo)

Si te atascas, pulsa Pedir ayuda en el menú. Lee las condiciones, marca «He leído y acepto» y pulsa Aceptar y pedir ayuda. Abajo te aparece un código (por ejemplo K7P-2QX): díselo a soporte por teléfono.

• Cuando soporte se conecta, la franja de abajo se pone roja: «Soporte está viendo tu pantalla». Desde ese momento ve en directo esta pestaña: las páginas que abras, lo que escribas (salvo las contraseñas) y los datos que salen en pantalla. Puedes moverte con normalidad por el aplicativo.
• Soporte te puede señalar un punto de la pantalla (verás un círculo naranja) y escribirte en el Chat de la franja. No puede hacer clic ni escribir por ti.
• No se graba: solo se ve en directo. Queda registrado quién te atendió, cuándo y cuánto duró, y los mensajes del chat.
• Para acabar, pulsa Terminar. También termina sola al cerrar la pestaña o a los 60 minutos, y el código caduca a los 10 minutos si nadie se conecta.

Solo comparte la pestaña donde pediste ayuda, no las demás ni otras webs. Si abres el aplicativo en otra pestaña, ahí no se ve. El botón solo aparece si AxiomBit tiene activada la ayuda en vivo para tu empresa.

19. Preguntas frecuentes

He perdido el móvil con mi app de autenticación, ¿cómo entro?
Usa uno de tus códigos de respaldo en la pantalla de verificación, en lugar del código de 6 dígitos. Si tampoco los tienes, pide a un administrador de tu empresa que te restablezca el 2FA desde Usuarios; así podrás configurarlo de nuevo con tu móvil actual.

No me deja emitir DeCA, ¿por qué?
Hace falta un plan o un pack de viajes activo: revísalo en Suscripciones. También tienen que estar rellenos el nombre y el NIF en Transportista.

Me subcontrata otra empresa de transporte, ¿a quién pongo como cliente?
A esa empresa de transporte, no a su cliente. El cliente contractual (en el DeCA, «cargador contractual») es quien te contrata directamente el transporte (Orden FOM/2861/2012, art. 4). Dala de alta en Catálogo → Clientes y elígela al emitir el DeCA; tu empresa figura como transportista efectivo. Si quieres dejar constancia de dónde cargas la mercancía, usa el campo opcional Cargador: no sale en el DeCA, pero lo tendrás a mano para albaranes y cartas de porte.

¿Puedo emitir un DeCA sin conductor asignado?
No: el conductor es obligatorio al emitirlo. Si no quieres enviárselo, desmarca el envío por email y por WhatsApp; podrás descargar el PDF y compartirlo tú mismo.

El conductor no recibe el DeCA por email o por WhatsApp.
Solo se envía a los datos verificados. Verifica su email y su teléfono desde Conductores (menú principal), y pídele que revise también la carpeta de spam.

¿Qué pasa si me equivoco al rellenar un DeCA ya emitido?
Puedes corregirlo con Modificar documento, indicando el motivo: el QR sigue siendo el mismo y se guarda un histórico con los datos anteriores. Si ya estaba firmado, las firmas se conservan y el PDF indica que se corrigió después (ver «Corregir un documento ya firmado»). No se puede si está anulado, incluido en un albarán o si ya tiene su carta de porte (en ese último caso, anula primero la carta).

¿Dónde veo lo nuevo de cada versión?
En Novedades, en el menú: lo nuevo y lo corregido de cada versión de la aplicación de oficina y de la app de conductores, cada una en su pestaña. La versión que usas sale al pie del menú (por ejemplo, «v1.0.1»).